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轉職成行銷人前必知:五個時間管理小技巧

 
身為行銷人,常常都在和時間賽跑,時間管理的能力也就相對重要。除了「將事情按『緊急』和『重要』兩個象限來分類」這個大家耳熟能詳的方式之外,根據我個人的經驗,在這裡分享幾個實用的時間管理小技巧給大家參考。


第一時間釐清事情的目的與老闆的期待

每個工作事項或任務(assignment)都有它的目的,必須要先了解,才有可能把事情做對、做好;因此,不論是否要立即開始做,建議大家一定要先釐清事情的目的與老闆的期待,才能準確評估你要做完這件事所需要的時間和資源(包括額外蒐集資料、跑報表、其他部門同事或代理商的幫助等等),讓接下來的時間規劃更精準。釐清後如果你有把握可以快速做完,你就可以依照目前手上的工作量,決定是現在先把它快速做完,或是等到交件日前再來做。


需要他人協助的部分要第一時間交辦(brief)出去

在釐清目的與老闆的期待後,通常你腦海裡已經會產生你準備如何做這件事情的大致想法,如果過程中需要其他部門同事或代理商的反饋或是提供資料,切記一定要先把這些需求盡早交辦出去,因為其他人做事也是需要時間,你越早交辦出去,對方也能越早回饋給你,你自己的時間彈性就變大了。若是對於對方的回饋有意見需要討論或修改,也能夠有比較充足的時間,工作成果(deliverable)的品質也會提高。


建立自己的待辦事項(To Do List)行事曆

相信每個人都有自己的行事曆(至少也會有outlook中內建的行事曆),但我的建議是,要建立自己的待辦事項(To Do List)行事曆,可以是結合outlook行事曆或旗幟功能,也可以另外建立,重點是要讓自己看得到每件待辦事項被要求的交付日期(deadline),然後每天快速瀏覽一下今天、本週、甚至本月,有哪些需要完成的事情,這樣對於自己接下來的時間分配就能更有效率。例如本月底要交一個大報告,就要提醒自己,每天必須喬出一定的時間來逐步完成,才不會到deadline前瘋狂熬夜,報告品質又不佳。


營造高效率的品質時間(Quality Time)

有些工作是需要好好靜下心來思考的,而在平時繁忙的工作中,一下被叫去開會,一下同事來問你問題,時不時被打擾加上時間被切得很零碎,實在很難好好完成工作。因此,需要為自己找出工作效率高的品質時間(Quality Time),可以是提早半小時到公司,沒人打擾你的時候,也可以是利用半小時的午休時間,也可以是一個沒有會議的下午,也可以是回家後孩子睡著之後的半小時等,完全根據自己的情況來安排。

乍看之下,有人會覺得這可能會犧牲了自己部份的自由時間,但請相信我,這絕對比你在deadline前瘋狂熬夜、呼天搶地求幫助來得好多了。


今日事今日畢

這雖然是一句很老派的話,但卻是我個人一直以來的工作原則之一,能今天做完的事情,絕對不要拖到明天,因為你永遠無法保證明天會不會有突發狀況或臨時被指派的緊急任務,打亂你本來的時間規劃!為自己留一點餘裕(buffer)是絕對不會吃虧的。

祝大家都能成為真正的時間管理大師!


作者為Karin Jiang;本文經the job授權轉載[原文出處]

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兒:「媽~!有臭灰搭的味道~~妳是不是有在煮什麼?」媽:「啊~~! 糟了! 我的滷肉啊~~」自從西元1826 年全球第一口瓦斯爐在愛爾蘭誕生以來,類似前述劇情跟記憶相信並不陌生,但在沒有一個適當的解決方案出現前,多數人的想法應該都是「下次注意點就好了」,但這卻是一個極度挑戰人性的想法。根據臺灣消防署統計資料,廚房為建築物起火處所的第一名,平均每天有十起以上的火災通報是因為爐火烹調不慎所造成,這讓消防弟兄的勤務更加繁重,而這還不包括更多數及時發現、自行撲滅未通報的數字。令人擔憂的是,伴隨著每戶人口數降低,高齡化的社會到來,長輩獨自在家的情況十分常見,這也代表廚房的安全性更加重要,如何讓在外工作的年輕人放心家中情況,是現代的一大課題。「知易行難」套用在「e+ 自動關」發明的心情是最佳的寫照,問題解決了之後等待著是更多連動的問題、在資源有限的狀況下也多次考慮是不是該認輸放棄,但放不下的是在開發的過程中發現若真能夠降低忘記關火這件事發生的機率,其實就能夠為這片土地、這個社會貢獻一點點正面的力量。或許是堅持讓社會更美好的理念及信仰支持引導下,最後「e+ 自動關」終於順利突破瓶頸完成開發,耀主科技於焉誕生,並在公司成立之初便承諾了社會回饋方案「自動關、分享愛」:每銷售出 100 台 e+自動關將捐贈 2 台給臺灣弱勢團體。火的出現改變人類的文明,耀主的出現優化人們的用火文明。耀主科技要「每一個家都幸福,煮每一頓都安心」有主的地方就有平安,有耀主的地方要煮就有平安。「使用者導向」出發,開發者就是使用者「e+ 自動關」的起心動念來自於自身的需求。就在四年前,「e+ 自動關」的發明人杜澤儒先生就因為心疼母親煮壞一鍋滷肉的失落心情,更無法想像如果爸媽忘了關火但卻睡著了的恐怖情景,由於本身喜好發明以及多年的電子產業經驗,便開始思索如何來解決這樣的問題。眾所皆知對抗火災的最佳策略是採取預防性管理,現有廚房警報方式只能在災害發生後警報,若人已外出或熟睡,便無法預防災害發生;而更換為智慧瓦斯爐的話,價格及必須先設定又常令消費者怯步。「e+ 自動關」為適用於事前預防以及便利使用之外掛式瓦斯爐裝置,能有效降低忘記關閉爐火發生機率,讓家家戶戶皆可安裝。「e+ 自動關」為全球首創外掛式瓦斯爐自動關閉裝置,於2019 年5 月上市即深獲好評,產品已於各大通路上市;並於同年九月獲得臺灣創新發明獎(TIE) 最高榮譽鉑金獎及IFIA 國際發明聯盟協會最佳發明及卓越創新獎。「e+ 自動關」系列產品特色如下:1.安裝簡單:不須更換爐具或專人佈線埋管,可自行安裝。2.自動啟動:當旋轉旋扭,防護機制自動啟動,不會忘記設定。3.不改習慣:維持正常烹煮習慣,消費者接受度高。4.時間調整:可依據需求自由調整時間。5.愛心提醒:當時間到達,以燈號及聲響做到最大程度的提醒。6.主動協助關閉爐火:當無任何處置動作,即自動旋轉旋鈕至關閉位置。7.省電耐用:透過韌體演算控制達到省電耐用,且替換方便。8.瓦斯爐通用性高:透過專利連結模組開發,可適用世界主要國家不同品牌之瓦斯爐旋鈕軸心規格。9.IoT 聯網實用性及發展性:可透過無線模組將用火狀況即時傳送至雲端,進行遠端監控、事件通報、權限管控三大功能之啟用。從廚房關火起家,致力於打造居家安全智能科技發展運用而努力耀主科技的願景是朝世界一流之目標邁進,將秉持良善的公司治理精神,除了透過產品帶給家庭社會安全正向影響,亦會提供公司夥伴良好的成長發揮環境,與合作廠商共同成長,善盡社會責任。「關懷家庭,立足臺灣,放眼全球」,耀主科技從關懷家人出發,已針對國際市場以及趨勢擬定好多元產品開發策略。除「e+ 自動關」系列產品已可適用於世界主要國家各種不同品牌瓦斯爐,隨著5G 時代來臨,「e+ 自動關雲端版」開發計畫已進入驗證階段,已於2020 年12 月完成。未來透過手機即可知道家人爐火使用狀況,並可遠端關閉,即時異常通報,讓烹煮安全更即時,讓科技落實家人關懷。耀主科技參加2022 創新技術博覽會發明獎獲得金牌與銅牌