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轉職成行銷人前必知:五個時間管理小技巧

 
身為行銷人,常常都在和時間賽跑,時間管理的能力也就相對重要。除了「將事情按『緊急』和『重要』兩個象限來分類」這個大家耳熟能詳的方式之外,根據我個人的經驗,在這裡分享幾個實用的時間管理小技巧給大家參考。


第一時間釐清事情的目的與老闆的期待

每個工作事項或任務(assignment)都有它的目的,必須要先了解,才有可能把事情做對、做好;因此,不論是否要立即開始做,建議大家一定要先釐清事情的目的與老闆的期待,才能準確評估你要做完這件事所需要的時間和資源(包括額外蒐集資料、跑報表、其他部門同事或代理商的幫助等等),讓接下來的時間規劃更精準。釐清後如果你有把握可以快速做完,你就可以依照目前手上的工作量,決定是現在先把它快速做完,或是等到交件日前再來做。


需要他人協助的部分要第一時間交辦(brief)出去

在釐清目的與老闆的期待後,通常你腦海裡已經會產生你準備如何做這件事情的大致想法,如果過程中需要其他部門同事或代理商的反饋或是提供資料,切記一定要先把這些需求盡早交辦出去,因為其他人做事也是需要時間,你越早交辦出去,對方也能越早回饋給你,你自己的時間彈性就變大了。若是對於對方的回饋有意見需要討論或修改,也能夠有比較充足的時間,工作成果(deliverable)的品質也會提高。


建立自己的待辦事項(To Do List)行事曆

相信每個人都有自己的行事曆(至少也會有outlook中內建的行事曆),但我的建議是,要建立自己的待辦事項(To Do List)行事曆,可以是結合outlook行事曆或旗幟功能,也可以另外建立,重點是要讓自己看得到每件待辦事項被要求的交付日期(deadline),然後每天快速瀏覽一下今天、本週、甚至本月,有哪些需要完成的事情,這樣對於自己接下來的時間分配就能更有效率。例如本月底要交一個大報告,就要提醒自己,每天必須喬出一定的時間來逐步完成,才不會到deadline前瘋狂熬夜,報告品質又不佳。


營造高效率的品質時間(Quality Time)

有些工作是需要好好靜下心來思考的,而在平時繁忙的工作中,一下被叫去開會,一下同事來問你問題,時不時被打擾加上時間被切得很零碎,實在很難好好完成工作。因此,需要為自己找出工作效率高的品質時間(Quality Time),可以是提早半小時到公司,沒人打擾你的時候,也可以是利用半小時的午休時間,也可以是一個沒有會議的下午,也可以是回家後孩子睡著之後的半小時等,完全根據自己的情況來安排。

乍看之下,有人會覺得這可能會犧牲了自己部份的自由時間,但請相信我,這絕對比你在deadline前瘋狂熬夜、呼天搶地求幫助來得好多了。


今日事今日畢

這雖然是一句很老派的話,但卻是我個人一直以來的工作原則之一,能今天做完的事情,絕對不要拖到明天,因為你永遠無法保證明天會不會有突發狀況或臨時被指派的緊急任務,打亂你本來的時間規劃!為自己留一點餘裕(buffer)是絕對不會吃虧的。

祝大家都能成為真正的時間管理大師!


作者為Karin Jiang;本文經the job授權轉載[原文出處]

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