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新鮮人必看!「行政助理」怎麼看發展性?五大必備能力帶你無痛轉職


許多新鮮人在剛開始求職時,最常遇到的問題就是:「不知道自己要什麼?」

而這個問題偏偏不是靠著幾個簡單測驗,三兩下就可以輕鬆找到解答的問題,那不知道自己適合什麼工作、應該要往哪個領域發展的人,到底該怎麼辦呢?

面試趣從數據中觀察,發現到求職者們最願意去嘗試面試的兩個工作,第一名是「業務」,第二名則是「行政助理」,本篇文將針對「行政助理」面試來進一步分析及討論,面試趣為大家整理出面試行政最需具備的五項能力,以及最重要「發展性」,幫助大家在選擇工作時,可以更有方向去規劃、更有目標可以準備。

「行政」必備的五項能力&未來發展職位

很多人都會以為行政的工作,就只是收信、接電話、處理文書,甚至可能認為這就是一份打雜的工作,所以較容易帶著一種「很簡單就能獲得工作機會」的態度前往面試。

如果是以這樣的眼光在看這工作,也許行政就只是行政,但面試趣看見的,卻是它具有廣大發展性的一面,我們就來看看行政的工作內容,可以幫助新鮮人培養出什麼能力。


一、需具良好的溝通能力。
行政的角色需要協調公司上下、內外的事宜,因此有好的溝通能力是非常重要的事,而好的溝通能力不單只是講話而已,是要瞭解每一件事情,對不一樣的人,都該有不同的傳達方式。

在溝通上還有一個很重要的特質,就是要有打破沙鍋問到底確定傳達內容資訊的勇氣,確認訊息的內容是溝通中很重要的環節,

我們直接試想一個場景:
老闆說要宣布舉辦尾牙慰勞大家,而你在接到任務後立即向大家宣布,結果A同事跑來問會辦在假日還是平日,B同事問可不可以帶家眷參加,C同事問會需要準備表演嗎...。

透過這例子應該可以更清楚知道,良好的溝通能力的範疇不單只有傳達,還必須先確認資訊,如此一來也可以避免傳達錯誤內容的狀況發生。

特質可發展職缺:專案管理師、PM、人資

 

二、敏銳觀察需要,並主動協助解決問題。
這個能力說到底就是要「留心觀察」,因為大部分公司的行政,都會需要為大家張羅大大小小的事情,如果能主動瞭解辦公室正在發生的狀況,就可以在第一時間解決可能會擴大的問題。

舉例來說:
今天有同事們在討論冷氣這兩天好像不太涼,你應該要馬上瞭解到,需要請冷氣師傅來檢查冷氣是不是有問題,避免等到冷氣壞掉時,同事們必須得在不舒服的環境下工作。

對同事、辦公室留心觀察的行為,不只可以讓同事們感受到你的貼心,也能讓人看見你的盡責與專業,同時還能展現你對工作的積極,建立起大家對你的信任,也是在幫助自己工作可以更順利,甚至是為自己創造承接更大的任務的機會。

特質可發展職缺:人資、秘書、特助

 

三、成為大小事務的「管理者」。
管理者的類別很多元,大至管理一間公司,小至管好一把鑰匙。行政的工作會有很多不一樣的東西需要管理,可能是文件、可能是公司的設備,也可能是財務...等。

舉例來說:
把零用金的使用整理成報表,有系統性讓老闆可以一目瞭然的瞭解支出的狀況。在這些小的事情上展現你的管理能力,可以向主管或老闆證明,你是個有組織、管理特質的人。

特質可發展職缺:總務、採購、秘書

 

四、有效率的分配時間,規劃時程。
我們都知道行政身上所背負的工作,大大小小非常多,這時候就需要有清楚明白輕重緩急的能力,而同時也會需要溝通的能力,為什麼呢?

因為大家都會想要自己交付出去的事情受到重視,但在重要之間,一定會有最重要、第二重要跟第三重要的排序,排序的依據可能會根據事件的時效性、交付任務的人、會需要處理的時間長短...等等而訂,接著你就會需要去跟各事件的相關人員、單位回報,透過溝通讓他們理解這樣的時間安排,並給出他們預計可完成該任務的時間。

在眾多事情中,能把「時間分配」這件事做好,非常需要智慧,這也是很多職務非常需要具備的能力,若能在行政職務上培養好這能力,對於未來想轉職務一定有很大的幫助。

特質可發展職缺:秘書、PM、專案管理師

 

五、掌握時事,為上司提供最新的資訊。
不斷讓自己可以掌握時下最新的消息,其實是很多人會忽略的一個能力,為什麼行政需要這個能力?

以近期疫情的狀況為例:
行政要能隨時瞭解目前的最新防疫政策,隨時回報給老闆或主管,讓公司可以更快速的做出符合政策的新規定。

擁有瞭解時事且快速做出回應的能力,不僅可以展現自己的敏銳度、反應能力,還可以讓上司、主管或老闆感受到你的貼心。且長期關注時事,可以培養自己觀察時下趨勢的能力,這特質在現在最熱門的電商、資訊產業,是非常重要且必須要有的工作能力。

特質可發展職缺:社群、秘書、活動企劃

 

看完這些能力及發展性
知道自己可以在「行政」工作上怎麼努力了嗎?
自己的價值與職涯,其實都掌握在你自己的手中
取決於你怎麼看待你自己!

 

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