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三個重點,讓沒有設計背景的你,也能做出漂亮又清楚的簡報!

上週前往企業進行內訓教學時,有主管跟我說:「我們公司同仁的投影片,美觀上看起來實在是慘不忍睹……老師,你說怎麼辦才好?」本來以為是老闆想要些動畫之類的效果,原想勸阻,誰知道等我上課時,一看到同學們的簡報之後,才發現,嗯,問題真的不小。

一打開投影片,哇,PPT上每張的字體大小不一、表格底色不同、擺放的位置沒有整齊、圖表五花八門,或是同一張投影片內有超多文字、圖表、照片全擠一起,版面花花綠綠,讓人不知道眼睛該放哪裡。

學生抱怨說:「厚,老師,我在學校又不是學設計的。」

這是沒有設計基礎概念造成的嗎?或許是。但是當我指著學生們的投影片,問他們「為什麼要這樣設計」時,很多人答不上來,露出「什麼?這也要先想好喔?」的表情。

好,喬伊老師今天教你三個小重點,如果你有簡報困擾症,每次製作前都照樣試試看,我相信很快會出現不小的差異喔!

 

1 . 找出你最希望決策的那一個人
很多人最常忽略是,簡報是給特定觀眾看的,看了之後,到底要別人做什麼?想要看到什麼?沒有思考清楚,就隨便設計內容,很容易讓聽者感到迷惘。

很多同學對於自己要報告的對象,常搞不清楚的原因,是因為聽者眾多,不知道要講給誰聽,以致有多重出發點,終點也很難預測,難免會造成主管或客戶的決策讓自己更難做事,簡報完,等於挖了一個大坑給自己跳。

所以,喬伊希望你先挑選出,你在簡報時,最希望做出決策的那一位主管或客戶,我會叫他「關鍵聽者」。這個簡報,就像為他量身訂做一樣,先只針對他的需求,並且希望他做出什麼樣的一個動作(比方說下一張百萬訂單或者同意明年上半年預算)來做說服。

這並不是說,你的簡報就不能給其他人看,而是你先看清楚「關鍵聽者」的面貌時,比較容易抓出你的報告重點。

 

2 . 整理訊息之後,用一個重點顏色即可
如果一份簡報沒有針對訊息小心處理差異,會讓全部訊息看起來都一樣。或是畫了很多顏色的重點,更造成差異錯亂(試想一群人的穿著有紅、橙、黃、綠、藍、靛、紫等顏色,哪一個顏色會突出?)

所以喬伊要你試試看,一個簡報,只使用一個重點顏色即可。顏色的確可以創造了差異,優先吸住觀眾的眼球,但究竟有多少字要一起換顏色則要小心處理,因為製造差異的同時,也降低了其他文字的重要性,只看到一個「點」而沒有「面」的資訊,就變成要再額外多眨幾次眼,才能將訊息全部串起來,這在理解的速度上自然較慢。

而且啊,訊息理解一旦變慢,在好幾頁投影片的連續播放(轟炸)下,只會擴大講者與觀眾的認知斷層。更糟的是,一旦多位觀眾在理解的步調上不一致,就會引發更多的提問(這也是為什麼簡報通常很難準時講完的原因之一)。多了一個顏色,引發的蝴蝶效應是很大的。

反過來說,只要掌握簡報的「重點顏色」所在,就算是「顏色單一、全文字」簡報,也不會讓人哈欠連連喔!

 

3 . 善用網路搜尋,找出一個好看的模版助你一臂之力
雖然我在上課常常強調設計不是最重要的,但是並不代表美觀整齊不好,就像上班你不需要穿得華麗,但至少也得乾淨。現在有許多漂亮的模版,可以隨手拈來,只要善用搜尋即可。

現在是科技時代,網路上幾乎沒有找不到的參考答案,在這提供快速的簡報解法,上網搜尋關鍵字「簡報 模版」或是在 Pinterest 網站搜尋「Presentation template」也行,仔細看就會發現要把投影片美化其實不難,分析一下模版的配色、標題的擺法、圖文的分配、箭頭表示時間軸、左右兩邊對齊比較等等,學習其大原則,大多能在美觀上大致過關。

適合業務簡報的找一個,適合企劃報告的找一個,評價好的,你就固定用、常常用。簡報模版用得順手,比任何美術創意更重要。


以上三個小秘訣,希望可以降低你做簡報前的焦慮。


本文為我是黃喬伊授權轉載[原文出處]

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自從 COP26(2021 聯合國氣候變遷大會)結束後,全世界國家皆紛紛以淨零、減少碳排量為目標,經由政府的推動、社會企業的協助、個人習慣的養成,共同友善環境、為地球盡一份心力,更使「再生」議題越來越被重視。說到「再生」,我們都聽過再生紙、再生塑膠、再生纖維......那麼,大家有聽過「農廢料」也有再生的可能嗎?就稻殼為例,臺灣每年有 35 萬噸的剩餘資材,在處理與分解的過程中,無形間便會造成不必要的汙染。如何讓農廢重生,成為更具價值的用品,正是連橫生技的使命!回歸本業,整合各項資源連橫生技創辦人蔡瀚霆 Steven 和主要 3 位團隊夥伴,皆為農業、森林、園藝等與土地相關的背景出身。Steven 畢業後,曾從事菌菇開發人員、燈飾貿易業務等工作,2019 年因陸續接到國外客戶針對包材減塑、減碳之需求,意識到這將是全球的未來趨勢,並邀請大學同學加入,於 2020 年創立連橫生技。Steven 補充,連橫生技本質在於資源整合,目的是把地方廢棄的基材,轉化為高價值的材料,並經技術研發,降低因石化材料和製造生產所帶來的碳排量,再藉由各項商品的開發、專利授權,打造一整套農林基質到工業材料的全循環方案。各方位商品開發,促進永續機制Steven 指出,雖然團隊原本想先從包材再生、節能減碳的方向做起,但以現階段臺灣產業生態而言,不論是與供應商的溝通,或是多數消費者的習慣轉換,都需要一定的成熟度,操作起來才會發揮價值。回到營運層面,品牌也需要先推出最大效益的商品開發,因此,連橫生技看準寵物市場,決定推出對環境無害的寵物貓墊料(貓砂)。市面上常見的貓砂, 95% 為海外進口,主要分為:礦砂、紙纖維砂、松木纖維砂、豆纖維砂,其中又以後兩項是可被自然分解、不汙染環境的墊料。Steven 表示,品牌選用松木與豆纖維砂,研發一系列的熱壓、膠合、造粒,和生物分解技術,試圖優化貓砂品質;另外,正因 100% 臺灣製造,相對能減少遠洋運輸的碳排量、促進綠色經濟願景,且在每年 4.5 萬噸的需求量背後,更有上看 20 億的市場機會。除了貓砂之外,未來也會投入一次性包材與可分解盆器開發,在不影響美觀與用途的情況下,使用環境友善的基材,進一步落實淨零、節能減碳的理念。回首創業路,Steven 覺得失落、孤獨是常有的事,所幸2022年進駐新創基地後,開始有機會與其他創業者交流、互相勉勵,並透過不時舉辦的講座與小聚,讓他常常有在「充電」的感覺。展望未來,連橫生技預計於年底在宜蘭設立一座貓砂製作工廠,提供全臺唯一的碳足跡盤查報告,立志成為具備 ESG 永續循環的優良品牌! 連橫生技團隊合影