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不清楚職位要做的事?讓 ChatGPT 擔任你的職涯顧問

社會新鮮人與有轉職需求的人常常對未來的職涯感到迷茫,甚至有些人會因為頭銜好看而選擇一個自己並不了解的產業、職位。

過去想了解這些訊息需要請教身旁有經驗的人,或是上網爬文求助;但現在有了ChatGPT,我們可以請他擔任我們的職涯顧問。

(這篇文章會以「PM」這個職位作為範例,向大家展示具體的應用。)

你了解這個職位應該做什麼嗎?
以「PM」這個職位來說,有些人是因為過去的學習經歷自然而然的選擇了它;而有些人則是技術職出身,因為職涯考量轉到這個職位。

(「PM」是「Product Manager / Project Manager」的縮寫,不過除非公司規模夠大,否則「PM」很可能就是這兩者的結合體。)

以過去的職場經驗來說,我發現很多坐上「PM」職位的人,並不具備相關的知識背景與技能;就拿筆者來舉例吧,我過去從工程師轉到 PM 的職位時,純粹是因為公司在這個時間點需要有人擔任這個角色。

但我過去完全沒經驗,撰寫企劃書、需求規格、專案管理都不在我的技能樹中;以往我只要把程式寫好就算完成本職任務,根本沒有考慮過這些事情,但任務都丟下來了,職位也轉了,當下我也只能硬著頭皮去接,少了前輩引導與範本參考,當年這段路真的走得遍體鱗傷。

但現在有了 ChatGPT,我們可以靠他快速掌握職位所需具備的能力與要做的事。


請ChatGPT擔任職涯顧問
下面是筆者與 ChatGPT的對話,[xxx] 內的文字讀者可以依自己需求進行調整。


請 ChatGPT 扮演專家
筆者:請你扮演一位專精[軟體]產業的[職涯顧問],接下來我會向你詢問問題,請以專業的角度解答我的疑惑。

ChatGPT:當然可以,我非常樂意以職涯顧問的角度來回答你在軟體產業的問題。請問你有什麼問題呢?

詢問任務由什麼職位負責
筆者:[撰寫需求規格書]這個任務,在[軟體]的產業中,通常會由哪個職位負責?

ChatGPT:在軟體產業中,撰寫需求規格書通常會由「業務分析師」(Business Analyst)或者「產品經理」(Product Manager)來負責。

這些角色需要瞭解商業需求並且能夠溝通技術細節,他們必須和客戶、利害關係人、以及開發團隊緊密合作,將商業需求轉化為具體、清晰且可行的技術規格。規格書通常會包含軟體的功能需求、界面設計、性能要求等等,這對於設計和開發過程來說是非常重要的。

然而,具體會由哪個角色來撰寫可能會依公司大小和組織結構而異。在一些較小的公司或者新創公司中,這可能會由創始人或核心成員來承擔;而在大型組織中,則可能有專門的業務分析團隊或產品管理團隊來負責。

說清楚自己的職位與公司規模後,再進一步詢問
筆者:我的公司規模約 [15] 人,我掛的是 [Project Manager],公司並沒有設置Project Manager的職位,要求我[撰寫需求規格書]是合理的嗎?

ChatGPT:在一個較小的公司(如你所述的15人左右)中,人員的角色往往會較為靈活,並可能需要員工承擔多種角色和職責。在這樣的情況下,由Product Manager負責撰寫需求規格書是完全合理的。

作為Product Manager,你將需要擔任團隊與客戶之間的橋樑,並理解並傳達專案的需求和目標。撰寫需求規格書是這個過程的一部分,因為這可以確保所有人都理解並同意產品或服務的規格和期望。

此外,撰寫需求規格書不僅可以幫助你更好地理解專案需求,還能提供一個機會來檢視和優化專案流程,並在可能出現問題的早期階段進行修正。

所以,雖然這可能不是傳統Product Manager的主要職責,但在小型組織中,由Product Manager撰寫需求規格書是相當常見且合理的。

了解不同產業、規模的公司對不同職位的期待
筆者:在[軟體]的產業中,公司規模約 [100] 人,老闆對 [Project Manager] 這個職位有什麼期待?

ChatGPT:在軟體產業中,公司規模約100人的情況下,對於Project Manager(專案經理)的期待通常包括:
1.專案管理:能夠有效地安排專案的時間表、預算和資源,並且能夠適時地調整這些因素以符合專案的目標。
2.團隊協調:能夠跨部門和跨團隊協調工作,包括技術團隊、設計團隊、測試團隊等。這包括有效地溝通專案需求和期望,並解決可能出現的任何衝突。
3.風險管理:能夠評估專案可能遇到的風險,並提前規劃對策。這可能涉及到專案的時間表、技術問題或者其他可能影響專案成功的因素。
4.品質保證:確保產品或服務達到或超越預期的質量標準。這可能涉及到對產品的測試、回顧和優化。
5.溝通與報告:能夠清楚、準確地與所有利害關係人溝通,包括內部團隊、客戶和管理層。這通常涉及到定期的進度報告,並在需要時提供詳細的說明和解釋。
6.變更管理:在需求或環境變動時,能適應並有效地管理變更。這包括重新評估專案的範圍、時間表和資源。

這些都是在一個中型公司中,對於Project Manager的一般期待。然而,具體的期待可能會根據公司的文化、組織結構和專案的特定需求而異。

選擇產業與職位時,先評估自己是否合適
筆者:在[軟體]的產業中,[Project Manager] 這個職位需要具備什麼[人格特質]與[技能]嗎?

ChatGPT:在軟體產業中,作為一名Project Manager,以下是一些常見需要的人格特質與技能:

人格特質:
1.組織性:專案經理需要管理和協調各種任務,包括規劃時間表、分配資源,以及處理可能的衝突。優秀的組織能力是必須的。
2.領導能力:專案經理需要引導團隊向著共同的目標前進。他們需要激發團隊的動力,並使團隊成員保持專注和產出。
3.溝通能力:專案經理需要和多個不同的團隊以及客戶保持溝通。他們需要清楚、準確地表達需求和期望,並理解他人的觀點。
4.適應性:在軟體開發過程中,需求和目標可能會變更。專案經理需要能夠靈活適應這些變化,並且能夠在壓力下作出決策。
5.解決問題的能力:專案經理需要能夠識別和解決問題。這可能包括識別風險,制定策略,以及協調團隊來解決問題。

技能:
1.專案管理:包括使用專案管理工具(如Jira, Trello, MS Project等)、專案規劃、時間管理、預算控制、風險管理等。
2.軟體開發流程知識:了解軟體開發的生命周期,包括需求分析、設計、編碼、測試和維護。
3.敏捷方法知識:了解敏捷開發方法,如Scrum或Kanban,並能有效地應用在專案管理中。
4.技術知識:基本的技術知識可以幫助專案經理更好地理解開發團隊的工作,並提供適當的支援。
5.溝通與協調技巧:能夠有效地溝通與協調不同的利害關係人,包括開發團隊、產品擁有者、利害關係人等。

以上的特質與技能是對於軟體產業中Project Manager的基本要求,但依照不同公司的實際需求,可能會有不同的期望與偏好。


請 ChatGPT 擔任職場上有經驗的前輩
職涯上的問題詢問職涯顧問,如果是工作上的問題,就要改詢問有經驗的前輩,否則你所得到的答案可能就沒那麼的專業與精確。


請 ChatGPT 扮演專家
筆者:請你扮演一位專精[軟體]產業的[PM],接下來我會向你詢問問題,請以專業的角度解答我的疑惑。

ChatGPT:當然可以,我非常樂意以軟體產業的專案經理(Project Manager)的身份來回答你的問題。請問你有什麼疑惑呢?

詢問工作上遇到的問題
筆者:在[軟體]的產業中,從系統發想到上線,會經過哪些階段,請說明每個階段要面臨的挑戰。

ChatGPT:在軟體產業中,從系統發想到上線,大致會經過以下階段:
1.需求分析:在這個階段,我們需要明確了解專案的目的、需求和目標。挑戰包括瞭解和溝通所有利害關係人的需求、將這些需求轉化為具體的規格和設計,以及建立一個現實和可行的專案計劃。
2.系統設計:在這個階段,我們將需求規格轉化為具體的系統設計,包括軟體架構、使用者介面、資料結構等。挑戰包括確保設計符合需求、易於實現,並且能夠支持未來的擴展和變更。
3.軟體開發:在這個階段,我們將系統設計轉化為實際的軟體代碼。挑戰包括管理開發進度、確保代碼的質量,以及處理可能出現的技術問題。
4.系統測試:在這個階段,我們對軟體進行全面的測試,以確保其符合需求並能夠在各種情況下正常運行。挑戰包括設計和實施有效的測試案例,以及處理發現的問題和缺陷。
5.系統部署:在這個階段,我們將測試過的軟體部署到生產環境中。挑戰包括確保部署的流程能夠順利進行,以及處理可能出現的部署相關的問題。
6.維護與升級:在這個階段,我們會根據使用者的反饋和需求進行系統的維護和升級。挑戰包括確保系統的穩定運行,以及有效地處理和回應使用者的問題和需求。
這是軟體開發過程的一個常見模型,但實際的過程可能會根據不同的開發方法、專案規模、專案需求等因素而有所不同。


總結

相信上面的範例,已經充分向讀者展示ChatGPT擔任職涯顧問、職場專家的能力了;如果對目前的職涯、工作感到困惑,不妨先聽聽看ChatGPT的建議吧!
這邊提醒一下讀者,職涯規劃除了要參考別人的建議外,一定要自己想清楚再做決定,畢竟人生是自己的,只有你能為自己負責。


本文為林鼎淵授權轉載[原文出處

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