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三個重點,讓沒有設計背景的你,也能做出漂亮又清楚的簡報!

上週前往企業進行內訓教學時,有主管跟我說:「我們公司同仁的投影片,美觀上看起來實在是慘不忍睹……老師,你說怎麼辦才好?」本來以為是老闆想要些動畫之類的效果,原想勸阻,誰知道等我上課時,一看到同學們的簡報之後,才發現,嗯,問題真的不小。

一打開投影片,哇,PPT上每張的字體大小不一、表格底色不同、擺放的位置沒有整齊、圖表五花八門,或是同一張投影片內有超多文字、圖表、照片全擠一起,版面花花綠綠,讓人不知道眼睛該放哪裡。

學生抱怨說:「厚,老師,我在學校又不是學設計的。」

這是沒有設計基礎概念造成的嗎?或許是。但是當我指著學生們的投影片,問他們「為什麼要這樣設計」時,很多人答不上來,露出「什麼?這也要先想好喔?」的表情。

好,喬伊老師今天教你三個小重點,如果你有簡報困擾症,每次製作前都照樣試試看,我相信很快會出現不小的差異喔!

 

1 . 找出你最希望決策的那一個人
很多人最常忽略是,簡報是給特定觀眾看的,看了之後,到底要別人做什麼?想要看到什麼?沒有思考清楚,就隨便設計內容,很容易讓聽者感到迷惘。

很多同學對於自己要報告的對象,常搞不清楚的原因,是因為聽者眾多,不知道要講給誰聽,以致有多重出發點,終點也很難預測,難免會造成主管或客戶的決策讓自己更難做事,簡報完,等於挖了一個大坑給自己跳。

所以,喬伊希望你先挑選出,你在簡報時,最希望做出決策的那一位主管或客戶,我會叫他「關鍵聽者」。這個簡報,就像為他量身訂做一樣,先只針對他的需求,並且希望他做出什麼樣的一個動作(比方說下一張百萬訂單或者同意明年上半年預算)來做說服。

這並不是說,你的簡報就不能給其他人看,而是你先看清楚「關鍵聽者」的面貌時,比較容易抓出你的報告重點。

 

2 . 整理訊息之後,用一個重點顏色即可
如果一份簡報沒有針對訊息小心處理差異,會讓全部訊息看起來都一樣。或是畫了很多顏色的重點,更造成差異錯亂(試想一群人的穿著有紅、橙、黃、綠、藍、靛、紫等顏色,哪一個顏色會突出?)

所以喬伊要你試試看,一個簡報,只使用一個重點顏色即可。顏色的確可以創造了差異,優先吸住觀眾的眼球,但究竟有多少字要一起換顏色則要小心處理,因為製造差異的同時,也降低了其他文字的重要性,只看到一個「點」而沒有「面」的資訊,就變成要再額外多眨幾次眼,才能將訊息全部串起來,這在理解的速度上自然較慢。

而且啊,訊息理解一旦變慢,在好幾頁投影片的連續播放(轟炸)下,只會擴大講者與觀眾的認知斷層。更糟的是,一旦多位觀眾在理解的步調上不一致,就會引發更多的提問(這也是為什麼簡報通常很難準時講完的原因之一)。多了一個顏色,引發的蝴蝶效應是很大的。

反過來說,只要掌握簡報的「重點顏色」所在,就算是「顏色單一、全文字」簡報,也不會讓人哈欠連連喔!

 

3 . 善用網路搜尋,找出一個好看的模版助你一臂之力
雖然我在上課常常強調設計不是最重要的,但是並不代表美觀整齊不好,就像上班你不需要穿得華麗,但至少也得乾淨。現在有許多漂亮的模版,可以隨手拈來,只要善用搜尋即可。

現在是科技時代,網路上幾乎沒有找不到的參考答案,在這提供快速的簡報解法,上網搜尋關鍵字「簡報 模版」或是在 Pinterest 網站搜尋「Presentation template」也行,仔細看就會發現要把投影片美化其實不難,分析一下模版的配色、標題的擺法、圖文的分配、箭頭表示時間軸、左右兩邊對齊比較等等,學習其大原則,大多能在美觀上大致過關。

適合業務簡報的找一個,適合企劃報告的找一個,評價好的,你就固定用、常常用。簡報模版用得順手,比任何美術創意更重要。


以上三個小秘訣,希望可以降低你做簡報前的焦慮。


本文為我是黃喬伊授權轉載[原文出處]

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「經典味,是歷代人傳承的智慧結晶;海洋,更是經典味的珍貴資源寶庫」,永續經典,從海洋開始。海洋,為我們帶來鮮甜海味、供應20% 以上的蛋白質來源( 其中一半來自於養殖),更儲存60% 以上的碳匯,氣候危機當前,乾淨的再生能源取代高碳排化石燃料( 煤炭、石油等) 亦刻不容緩,而全球最大碳儲存庫不是來自人們極度關注的森林,而是來自廣闊無際的大海及幽深海底,因此,如何在友善養殖中運用海洋資源達到儲碳、固碳、清理底質一舉數得,即是海洋福星團隊的關鍵技術。海洋福星團隊匯聚養殖職人、水產獸醫師、資訊科技及AIoT 技術專家,自2016 年即不斷進行專利佈局、推動核心海參育苗技術、配搭藍碳共養模式,在2020 年初正式成立海洋福星生物科技股份有限公司,並於同年一舉獲得行政院國家發展基金投資肯定。目前戮力於AIoT 導入智慧判讀,提供合作養殖業者量化生產協助,以達儲碳固碳、友善養殖的最終目的。海洋福星在2021 年春天推出『養參世家』品牌,致力於推廣自家及合作夥伴之友善綠色商品,例如獨家的海參商品、魚蝦製品、養生補品、生技產品、綠色商品等,並同時宣導氣候變遷、海洋保育觀念,期待透過科學化及數據化的養殖模式,為減輕地球暖化及儲碳固碳出一份力。全臺第一家海參育苗養殖團隊 海參,除是古今滿漢全席頭碟、皇家專享宮廷菜品外,更是華人圈經典養生珍品與年菜必備美味,海洋福星團隊深知想延續海參經典美味,唯有從臺灣海參產業的痛點著手解決( 國內海參瀕危且禁捕、100% 倚賴海外進口、售價逐年飆高等),從創建「全臺第一家海參育苗養殖團隊」開始,並獲得相關養殖專利。藍碳共養機制 投入「藍碳共養」建立生態系養殖圈,進一步從儲碳固碳著手,運用IoT 技術平臺串聯不同養殖區,並透過虛擬養殖助理導入,擴大合作業者之投入。再藉由分潤收購機制、商品研發到虛實展銷,以一條龍的模式打造能兼顧環境、減輕養殖負擔、平衡養殖風險、獲取碳價值的共養方式,以身為「世界第一家儲碳養殖業者」自許。綠色品牌‧ 養參世家全臺第一家主推儲碳養殖商品品牌、臺灣獨家首推海參周邊商品的農企業,購買養參世家商品的同時,即為化解地球暖化盡一份力,品牌以此為第一考量行動力、勝過追求產量及成本,以達永續經營。友善新創.永續經營海洋福星團隊除秉持「經典.永續.共好」初衷、朝綠色品牌發展推動經典優質好物外,期待以自有養殖模式輸出至邦交國,未來更進一步延展至妝品、健康食品,以期成為臺灣在地特色經典品牌、推向全球市場之在地品牌典範。海洋福星生物科技團隊合影